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Apresentações 101: como criar e passar uma apresentação convincente

 
Apresentações 101: como criar e passar uma apresentação convincente


Quão frequentemente participamos em apresentações empresariais e damos por nós a vaguear e a pensar em coisas mais interessantes e importantes? É triste mas acontece: nem todos são bons oradores, conseguindo manter uma pequena sala, ou uma sala de conferências, interessada. Contudo possuir a capacidade de criar apresentações convincentes pode ser uma competência chave que o vai ajudar a progredir profissionalmente. É por isso que vale a pena o tempo e esforço de aprender a dominar esta capacidade.

Ao apresentar-se, use as seguintes dicas para ajudar a manter a atenção da sua audiência:

Escolha um modelo que complemente a mensagem em vez de nos distrair dela. A maioria do software de apresentação incorpora modelos que pode escolher, é fácil selecionar uma escala de cor e umas letras a combinar para a sua apresentação. Contudo, é importante lembrar que o tema deve servir para complementar a sua mensagem e não para fazer com que se distraiam dela. Evite cores e fundos padrões excessivos e opte preferivelmente por um tema simples, elegante e com letras convencionais.

 Planeie a sua apresentação para determinar o número de slides que vai necessitar. Antes de criar slides, redija um rascunho da sua apresentação que inclua os pontos mais importantes em diferentes passos. Cada um destes passos dirá respeito a um slide. Condense depois a informação num máximo de 10 slides, devendo ser o suficiente para comunicar a sua mensagem sem ser demasiado longo e extenso.

 Mantenha os slides concisos e diretos. Prepare o texto para os seus slides. Uma vez que vai basear a sua apresentação neste texto, foque-se em frases curtas, palavras-chave ou frases chave. No artigo da Harvard Business Review "Cinco erros que todo cometem nas apresentações” Nancy Duarte recomenda usar “notas” para ajudar a lembrar o seu texto e se necessário, imprimir folhetos para auxiliar na sua apresentação.

Use gráficos para ilustrar a sua mensagem, mas evite animações desnecessárias. Os gráficos e os diagramas oferecem uma forma simples, contudo eficaz, de apresentar informação complexa, podendo ser facilmente criados no seu programa de software. Pode ainda adicionar fotografias e ilustrações para criar impacto visual. No entanto, é melhor evitar animações longas que podem distrair a audiência.

 Praticar. Despenda algum tempo a praticar a sua apresentação. Quanto melhor se familiarizar com o tema, mais fácil será para si falar de forma confiante sobre ele. Comece pelo menos uma semana antes e pratique todos os dias. Se possível, peça ajuda a um colega ou amigo que lhe possa dar uma opinião. Tendo que prender a atenção de uma ou várias pessoas, esta técnica pode ajudá-lo a preparar-se para falar em frente a uma grande plateia.

Familiarize-se com o equipamento. No artigo "10 erros comuns em apresentações”, da Mindtools, recomenda-se visitar o local antes da data da sua apresentação para se familiarizar com o equipamento. Dessa forma, é menos provável que tenha problemas de última hora tais como problemas de compatibilidade entre o computador e o projetor. Deve também perder algum tempo a testar o microfone e o equipamento áudio, assim como a estudar a disposição do palco.

Envolva a sua audiência. No seu artigo "18 dicas para excelentes apresentações" Scott H. recomenda projetar a sua voz para que todos possam ouvi-lo e, em vez de se focar no ecrã de projeção, faça contato visual com a plateia. Isto permitirá que meça o nível de envolvimento da audiência e ajuste o seu tom e ritmo.

Envolva. Uma das melhores maneiras de envolver a audiência é começar com algo que as faça criar uma relação consigo. Pode ser uma pergunta, uma anedota, ou até mesmo uma piada, desde que quebre o gelo e estabeleça um relacionamento entre a audiência e o orador.

Tenha tempo para perguntas. Em vez de responder a questões durante a apresentação, planeie algum tempo para perguntas e respostas no final. Isto vai permitir que não perca o seu fio condutor, permitindo-lhe explorar determinados tópicos mais intimamente no final da apresentação.

Mantenha estas dicas em mente sempre que for dar uma apresentação e com o tempo tornar-se-á mais fácil comunicar de forma concisa a sua mensagem sem nunca perder a atenção da audiência. Essa capacidade chave pode ajudar a impulsionar as suas apresentações, para não falar da sua carreira.


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